Cashflow management: Hoe om te gaan met de betaalvoorwaarden van grote klanten

De financiële afwikkeling door grote corporaties is doorgaans niet alleen stroperig, vaak hebben deze bedrijven ook geen idee van de gevolgen van hun lange betaaltermijn voor mkb-leveranciers. Ze zijn zich er lang niet altijd van bewust dat mkb’ers in acute geldnood kunnen komen als de betaling van een grote factuur op zich laat wachten. Het is daarom verstandig om als mkb’er vooraf duidelijke afspraken te maken met de opdrachtgever.

De door u gewenste betaaltermijn van bijvoorbeeld veertien of dertig dagen zal zelden worden gehaald als u werkt met grote corporaties. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn. Zeker als u werkt met maandelijkse facturen. Dan zult u alleen in de eerste periode moeten wachten op uw geld. Daarna komt het maandelijks binnen. Maar hoe u ook werkt, ga voorafgaand aan de opdracht of het project met de opdrachtgever om tafel. Maak in dat gesprek uw positie kenbaar. Dit betekent niet dat u zichzelf moet presenteren als klein mkb-bedrijfje dat geen maand zonder geld kan. Dat is een houding die veel ondernemers – terecht – niet willen aannemen.

Veel grote bedrijven hebben speciale regelingen voor het mkb

Tegelijkertijd is het goed om duidelijk aan te geven dat u personeel in dienst hebt dat maandelijks moet worden betaald, huur moet betalen voor uw pand, belasting moet afdragen en andere rekeningen krijgt waarvan de betaaltermijn geen ruimte laat. Dat is niet zielig doen, dat is niets meer dan gewoon uw positie kenbaar maken.
Bovendien hoeft u er geen eis tegenover te stellen. Als de opdrachtgever werkt met een betaaltermijn van zestig of negentig dagen, zult u zich daar in de praktijk bij neer moeten leggen – hoewel er soms voor kleinere mkb-bedrijven speciale regelingen zijn (vraag daarnaar). Wel kunt u, nu de opdrachtgever uw positie begrijpt, duidelijk het betaalproces doorspreken. Vraag expliciet naar wie de factuur moet worden gestuurd en hoe het betaalproces er verder uitziet.

Menselijke fouten

Als een grote klant een lange betaaltermijn hanteert, dan moet u de opdrachtgever daar óók aan houden. Neem uzelf serieus. Wordt de afgesproken betaaltermijn niet gehaald, informeer dan bij voorkeur in eerste instantie telefonisch, dat geeft een directer resultaat dan een herinnering. Blijf vriendelijk en houd u verre van dreigende taal over incassobureaus. Misschien zit de betaling al in de pijplijn of is er een fout gemaakt. Is er geen goede verklaring en/of kunt u geen concrete afspraken maken over betaling, dan is het verstandig een formele betalingsherinnering te sturen. Zorg in ieder geval altijd dat u alle afspraken die u maakt ook direct schriftelijk bevestigt. U wilt het natuurlijk niet maar mocht het zover komen dat er een incassobureau moet worden ingeschakeld dan is het van belang een compleet en correct dossier te hebben.
Gelukkig worden in de praktijk de meeste facturen keurig voldaan. Te late betalingen zijn meestal het gevolg van drukte, vakantie, interim medewerkers of menselijke fouten. Niets om u zorgen over te maken – maar dat verandert natuurlijk niets aan het feit dat u het geld gewoon nodig hebt om uw maandelijkse lasten mee te kunnen betalen.

Volgende week meer over de mogelijkheden van voorwaarts financieren om uw cashflow te versterken en beter te kunnen sturen.

Judith Verloop is naast CEO van Boozt24 actief in de advisory board van meerdere bedrijven. Judith heeft een lange carrière in Credit Management maar is vooral ondernemer. Met dit blog deelt ze haar ervaringen met andere ondernemers en wil ze met name praktische handvaten aan de ondernemer meegeven.

  • Hogehilweg 18
  • 1101 CD  Amsterdam
  • KvK: 58471219
  • BTW: NL853053923B01