Cashflowproblemen: 8 manieren om ze te voorkomen
Het kan het beste bedrijf overkomen: kortstondig geldgebrek. Maar het hóeft u niet te overkomen. Problemen rond de cashflow zijn namelijk te vóórkomen. Acht manieren voor goed cashflowmanagement.
1. Cashflow forecasting
Het lijkt een open deur, maar inzicht geeft houvast en controle. Zet voor de komende twaalf maanden de verwachte inkomsten en uitgaven op een rij. Onderbouw alle cijfers en voorkom nattevingerwerk. De verkoopcijfers moeten realistisch zijn en wees behoudend in uw berekeningen. Het is leuker om verrast te worden met betere resultaten dan in de problemen te raken door tegenvallende cijfers. Een degelijke blik in de toekomst maakt eventuele knelpunten snel inzichtelijk en stelt u in staat daarop te anticiperen.
2. Korting voor vroeg betalen
Bent u afhankelijk van enkele grote, vaste klanten, dan kan het lonen ze een korting te geven bij snelle betaling. Spreek met uw klanten af dat zij een korting krijgen op facturen die binnen een voor u gunstige termijn worden betaald. Dit is een dure oplossing, maar kan zorgen voor meer voorspelbaarheid en eerdere betaling.
3. Periodieke facturering
Bij langlopende projecten kunt u wellicht afspraken maken over een maandelijkse of periodieke factuur. Zelfs als het bedrijf in kwestie een betaaltermijn hanteert van zestig dagen, krijgt u na de eerste twee maanden toch maandelijks een geldbedrag binnen. Dit kan bij langlopende projecten gunstiger zijn dan een deel vooraf en een deel bij afronding – zie volgende punt.
4. Aanbetalingen
Opdrachtgevers die liever niet maandelijks betalen voor langlopende projecten – omdat dit administratief meer werk is – zijn wellicht wel bereid te werken met een aanbetaling. Voorafgaand aan de werkzaamheden stuurt u een factuur voor, bijvoorbeeld, 30 procent van het totaalbedrag. Dit geeft u direct meer financiële ruimte. Het resterende bedrag wordt na oplevering gefactureerd.
5. Debiteurenbeheer
Wacht niet met het nabellen van uw facturen totdat zij vervallen zijn. Als er een probleem is met een factuur dan wilt u daar niet pas achter komen als de betaling al verlaat is. Bel vóór vervaldatum om te controleren of de factuur is aangekomen en of deze correct is volgens de klant. Eventuele problemen kunt u dan nog voordat de factuur vervalt oplossen en zo alle bezwaren die tijdige betaling in de weg staan wegenemen.
6. PO-nummers
Veel grote bedrijven werken met PO-nummers (inkoopnummers). Heeft u net een project afgerond, dan is het niet prettig om nog twee weken te moeten wachten op een PO-nummer, en vervolgens nog zestig of negentig dagen te moeten wachten op de betaling. Vraag een PO-nummer dan ook ruim voor afronding van de opdracht aan. Of nog beter: voorafgaand aan de opdracht. Het maakt daarbij niet uit of er wordt gewerkt met een betaling in één keer, aanbetalingen of periodieke facturen. Soms is het mogelijk om één PO-nummer te krijgen voor elke factuur.
7. Heldere en concrete afspraken als je moet toegeven aan klant voorwaarden
Grote kans dat in uw algemene voorwaarden een betaaltermijn van veertien of dertig dagen wordt genoemd. Maar als u werkt met grote partijen is dat in de praktijk vaak niet haalbaar. De grootste partij heeft meestal het laatste woord. Maak dan op z’n minst goede afspraken en spreek af hoe het betaalproces in zijn werk zal gaan: wat zijn de facturatiemomenten? Kunnen we al een PO-nummer krijgen? Naar wie of welke afdelingen moet de factuur worden gestuurd? En hoe verloopt het accorderingsproces? Zo zorgt u ervoor dat u niet voor verrassingen komt te staan.
8. Werk met voorwaartse financiering
Kan uw bedrijf het zich niet veroorloven om lang te wachten op geld, bijvoorbeeld omdat u sinds kort tijdelijke of extra personeelslasten heeft die elke maand moeten worden betaald? Dan is voorfinanciering ofwel factoring een verstandige keuze. Bij voorfinanciering worden al uw facturen binnen 24 uur na te zijn verstuurd, voor een deel voorgeschoten. Is de factuur uiteindelijk door uw klant voldaan, dan volgt het resterende deel. Zo heeft u te allen tijde beschikking over cash.
